「電話対応の度に仕事が止まる」や「営業電話ばかり」、「営業担当や管理職はほとんど外に出ていて電話がかかってきても不在で電話対応が煩わしい」
こんな悩みがあったので、電話対応をアウトソーシング（外注）しよう！と思い立ち、電話受付代行業者について調べてみました。
結論、使い始めたらもうやめられない！
それでは早速、はじめていきましょう！
電話受付代行サービスは2種類ある
調べていてわかったことがあります。それは、電話受付代行サービスといっても大きく2種類あるようです。
- 電話代行サービス
- 電話自動応答サービス
似ているようで全く異なるため、目的に合わせて使い分ける必要がありそうです。
電話代行サービスとは
電話代行サービスは、その名の通り、かかってきた電話を代行サービス会社へ転送し、電話対応を代行してもらうものです。
デメリットとしてはすべての受電が電話代行サービスに転送されてしまうので、内部の電話や不在でかけ直してもらう場合などの対応に困難が生じることと、対応時間に制限があることです。
必要な準備としては、受ける電話番号を変更したくない場合のみ、その電話番号が転送サービスを利用できるようにしておくことだけです。電話番号の変更が可能な場合は、新たな電話番号を取得するため転送サービスの手続きは不要です。
自社の電話番として、電話を受け、その内容の報告をもらいます。会社によりサービスの範囲や対応内容は異なりますが、100件/月くらいの受電+報告で月額基本料金1万円程度です。
件数が多かったり、取次後の転送や道案内などのオプションを付けるごとに追加料金がかかります。
電話代行サービス会社
条件としては以下を考えていました。
- クレジットカードで決済ができる
- 1ヶ月単位から契約ができ解約もできる
- 初期費用がかからない
- SlackやLINE Worksなどのチャットツールで受電報告を受けられる
そんな中、いろいろ調べた中で、最後の候補にした3つを紹介します。
- ハートフルコールセンター
- MIKAWAYA-DESK
- fondesk
ハートフルコールセンター
結論、最終的にはこちらにしました。正直、ホームページを見るだけでは1と2の差はあまりないように思いました。決定的な理由は30日間の無料お試しがあったことです。試してみて合わなければ他にしようという軽い気持ちで申込みをしました。
実際に申し込みしてみると、申し込みからの運用開始までがとてもスムーズで、申込みの翌日には、テスト運用が開始できました。
さらに、その対応が優しく、丁寧だったため、この会社なら電話対応も良さそうだなと思ったのが第一印象です。
お試し期間が始まり、実際に運用し始めると、疑問があって問い合わせをするとすぐに対応をしてくれるので本当にスムーズに軌道に乗せることができました。
そして、事務所内は電話対応のストレスから開放され仕事が効率的に進められるようになりもう電話代行サービスは手放せなくなりました。
同社をやめる理由もなく、そのまま継続しています。
ただし、以下のような企業は注意してください。
ハートフルコールセンター 運営法人 電話秘書代行合同会社
MIKAWAYA-DESK（ミカワヤ デスク）
最初に紹介したハートフルコールセンターと大きな違いはなく、こちらでも良かったかもしれませんが、無料お試し期間が14日と、ハートフルコールセンターと比較し短かったことくらいです。
今後もしハートフルコールセンターを使用しない理由が発生した場合は、こちらを利用してみたいと今でも考えています。
MIKAWAYA-DESK（ミカワヤ デスク） 運営会社 株式会社ジャストファイン
fondesk（フォンデスク）
こちらは様々なサイトなどでも紹介され有名なのと、SNSなどの広告にもよく出てきていたので、一番最初に検討しました。
ちょうど利用を検討していたタイミングで、料金改定があり、冒頭で紹介した100件1万円から、50件1万円になってしまったので、お試しもしませんでした。仮に上記2つが何かの事情で利用できなくなったら時に、また1から検討しようと控えてもらっています。
fondesk（フォンデスク）
運営会社 株式会社うるる
電話自動応答サービスとは
電話自動応答サービスも、その名の通りかもしれませんが、AIや機械による自動応答で電話対応をするものです。
デメリットとしては、対応に人を介さないことでしょうか。かけてくる人が、これをどう思うかというところかなと思います。実際にこの点で、私は電話代行を選択しました。また、応答の対応設計が必要なので、そのようなことが苦手だとデメリットになってしまうかもしれません。
会社によりサービスの範囲や対応内容は異なりますが、100件/月くらいの受電で月額料金3,000円程度と電話代行より安価です。
件数が多かったり、取次後の転送や道案内などのオプションを付けるごとに追加料金がかかります。
電話自動応答サービス会社
調べている中で、出会った会社を紹介します。
- マヤイ
- IVRy（アイブリー）
マヤイ
365日24時間の電話対応で月100件程度なら3,000円なので安いということと、応答設定がシンプルで簡単そうだなというのが第一印象です。
現時点では、電話自動応答は使わないことにしたので、お試しもしていませんが、受電件数が増えたら、この自動応答サービスを介してから代行サービスへ転送することも検討しようと考えています。
その時には、まずマヤイを試してみたいなと考えています。
マヤイ
運営会社 コグラフ株式会社
IVRy（アイブリー）
こちらもfondeskと同じで様々なサイトなどでも紹介され有名なのと、SNSなどの広告にもよく出てきていたので、一番最初に検討しました。
画像のような細かい対応設定ができます。店舗やお客様から多く電話がかかってくるところではなく、私には過剰だなと思いました。
IVRy（アイブリー）
運営会社 株式会社IVRy
組み合わせると幅も広がりそうなので、また受電件数が増えたりして再度検討の必要が出てきたら、考えてみたいと思います。
今回はここまでです。
参考になれば嬉しいです！
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