総務と聞くと「なんでも屋」とイメージされる方も多いのではないかと思います。もしくは、何やっているかわからないと思われているかもしれません。
私自身も、営業やコンサルティングをしていたときには総務がどのような仕事をしていたか想像もできませんでした。
今回は、総務の仕事内容や心がけていること、やりがいについて書いてみようと思います。
それでははじめましょう！
総務の仕事内容は幅が広い
今、実際に総務の仕事をしていて思うことは、本当に仕事の幅が広いということ。ただ、「なんでも雑務を請負うなんでも屋」ではなく「スムーズに経営が行われるために必要不可欠な黒子」だと考えています。
仕事内容をざっと上げてみるとこんなにもあります。
- 文書作成・管理
- 印章管理
- 組織管理
- 社内規程作成・管理
- インフラ整備
- 社有車管理
- 契約書管理
- 慶弔業務
- 固定資産・備品管理
- 取締役会運営
- 会議体運営
- 知財登録申請・管理
- リスクマネジメント
- ファシリティ管理
- 株主総会業務
- ワークフロー整備
- 秘書業務
- ホームページの管理
- 安全衛生業務
- 消耗品手配
- 補助金情報収集・申請
- 国や自治体の施策対応
いかがでしょうか？雑務よりも重要そうな仕事が多くありませんか？
これらは業務ベースなので、作業ベースに落とし込むと3倍以上くらいあるかも。
もちろん企業方針や規模によっては、他部署で管轄されているかもしれません。
改めてみると、もちろん各所で協力をしてもらってはいるけれど、グループ4社正社員総勢100人以上の規模を、1.5人くらいで総務業務まわしていると思ったら我ながらよくやっているなと思ってしまいました。
総務担当者としての心がけていること
これだけ幅の広い仕事をするので、結構意識していることがあります。特に意識していることを３つ出してみました。
経営層に寄り添うこと
多忙な経営層がスピーディーにかつ的確に経営判断を行えるように、正しい情報提供をすることは欠かせません。もし仮に誤った情報提供をしてしまい誤った経営判断を行ってしまうことを想像するだけでもゾッとしますよね。そのため、経営層への情報提供は慎重に行っています。
また、なかなか従業員や経営者同士では話しにくい話しをされることもあります。そんなちょっとした心の拠り所になることを喜んで受けています。
公平であること
会社全体の仕事をしているので、特定の部署や人に対して贔屓にならないように公平に対応するようにしています。人間なので特別扱いしたくなるような時もありますが、そんな時は一度立ち止まって、「会社全体にとってどうするべきか」を考えるようにしています。
経営層にも従業員にもなれる思考を持つこと
どれだけ現場あがりの経営層であっても、現場を離れると現場がわからなくなってしまったり、従業員の考えていることが理解できないケースが発生します。そんなときは従業員の意見を集めるなどして、従業員となって意見を伝えます。
逆に、従業員も経営層が考えていることが理解できず、勝手なことばっかり言っているというような不満が発生することがあります。今度は経営層の思いや考えを伝えて誤解を解くというようなことが自然とできるように意識しています。
双方の橋渡し役になることを意識しています。
（感想、意見、体験談を交える）
総務の仕事のやりがい
自分のしている仕事が、会社の成長に繋がり、それを肌で感じられることです。
スムーズな経営に貢献し、事業が拡大、会社が成長していきます。
総務は、経営層にも近く、それを肌で感じられる立ち位置でもあります。
一般従業員ではわからないかも。
こんなことを考えるていると、総務に向いている人は、与えられた仕事をこなすことが得意な人より、積極的に自分から仕事を取りに行くタイプの人のほうが向いていそうですね。
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